Scan giấy tờ thành file: điều kiện để bản chuyển đổi có giá trị theo Luật Giao dịch điện tử

Chụp hợp đồng giấy bằng điện thoại, scan hóa đơn nhập hàng để lưu. Bản điện tử này có giá trị như bản giấy không? Luật Giao dịch điện tử 2023 có điều riêng về chuyển đổi.

Từ giấy sang điện tử

Thông điệp dữ liệu chuyển đổi từ văn bản giấy phải đáp ứng đủ:

• Thông tin bảo đảm toàn vẹn như văn bản giấy.
• Thông tin có thể truy cập và sử dụng để tham chiếu.
• Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi và thông tin của người thực hiện chuyển đổi.
• Nếu văn bản giấy là giấy phép, giấy chứng nhận, chứng chỉ, văn bản xác nhận do cơ quan có thẩm quyền phát hành: còn phải có chữ ký số của cơ quan, tổ chức thực hiện chuyển đổi, trừ trường hợp luật khác quy định.

Giá trị pháp lý của văn bản chuyển đổi theo quy định pháp luật liên quan; Chính phủ quy định chi tiết.

Ý nghĩa thực tế

• Ảnh chụp bình thường của bạn là bản sao để tham khảo, chưa chắc thay được bản gốc.
• Giấy tờ quan trọng (hợp đồng lớn, giấy phép) nên giữ bản gốc.

Câu hỏi thường gặp

Tôi tự scan và ghi chú “bản chuyển đổi” có đủ không? Với văn bản thông thường, đây là một phần yêu cầu. Với giấy phép, chứng nhận do cơ quan cấp thì cần chữ ký số của bên thực hiện chuyển đổi theo quy định.