Lưu hợp đồng, chứng từ dưới dạng file thay cho bản giấy: điều kiện để có giá trị

Shop online ít khi có tủ hồ sơ. Hợp đồng với Brand, đơn nhập hàng, biên nhận đều nằm trong email, Drive. Luật có cho phép lưu như vậy không?

Quy định nói gì

Khi pháp luật yêu cầu văn bản, chứng từ, hồ sơ phải được lưu trữ, chúng có thể lưu dưới dạng thông điệp dữ liệu khi đáp ứng đủ:

• Thông tin có thể truy cập và sử dụng được để tham chiếu.
• Thông tin được lưu trong chính khuôn dạng được khởi tạo, gửi, nhận hoặc khuôn dạng thể hiện chính xác thông tin.
• Được lưu theo cách cho phép xác định nguồn gốc khởi tạo, người gửi, người nhận, thời gian gửi, nhận.

Trừ khi luật quy định khác, bạn được lựa chọn lưu bản giấy hoặc dạng điện tử. Lưu trữ thông điệp dữ liệu có giá trị như lưu trữ văn bản giấy; thời hạn lưu trữ theo pháp luật về lưu trữ và luật liên quan.

Cách lưu đúng

• Lưu file gốc nhận được (PDF có chữ ký số, email gốc), không chỉ bản chụp lại.
• Đặt tên file theo ngày, đối tác, nội dung.
• Lưu kèm email gửi file để có người gửi, thời gian.
• Sao lưu ở hai nơi.

Câu hỏi thường gặp

Tôi scan hợp đồng giấy thành PDF rồi bỏ bản giấy được không? Chuyển đổi từ văn bản giấy sang thông điệp dữ liệu có yêu cầu riêng (bảo đảm toàn vẹn, có ký hiệu xác nhận chuyển đổi…). Với hợp đồng quan trọng, nên giữ bản giấy.