Khi nào email, tin nhắn được coi là đã gửi, đã nhận: quan trọng khi tính hạn hợp đồng

“Em gửi file nghiệm thu từ hôm qua rồi mà”, “Chị chưa nhận được”. Hạn thanh toán, hạn khiếu nại thường tính từ ngày nhận được tài liệu. Vậy khi nào là đã gửi, đã nhận?

Thời điểm gửi

Nếu các bên không có thỏa thuận khác, thời điểm gửi là khi thông điệp dữ liệu rời khỏi hệ thống thông tin dưới sự kiểm soát của người khởi tạo. Nếu hệ thống nằm ngoài sự kiểm soát của người gửi, là thời điểm thông điệp nhập vào hệ thống thông tin.

Thời điểm nhận

• Người nhận đã chỉ định một hệ thống để nhận (ví dụ một địa chỉ email cụ thể): thời điểm nhận là khi thông điệp nhập vào hệ thống đó và có thể truy cập được.
• Không chỉ định: là khi nhập vào bất kỳ hệ thống nào của người nhận và có thể truy cập được.

Thông báo xác nhận

Nếu người gửi đã yêu cầu hoặc thỏa thuận người nhận phải gửi xác nhận, người nhận phải làm đúng. Nếu người gửi tuyên bố thông điệp chỉ có giá trị khi có xác nhận, thì coi như chưa gửi cho đến khi nhận được xác nhận.

Nên làm gì

• Ghi trong hợp đồng địa chỉ email nhận tài liệu chính thức.
• Với tài liệu quan trọng, yêu cầu “xác nhận đã nhận”.

Câu hỏi thường gặp

Email vào thư rác có được coi là đã nhận? Nếu thư nhập vào hệ thống email người nhận đã chỉ định và có thể truy cập được, nhiều khả năng đã là “nhận”. Đây là lý do nên có xác nhận.